Juttusarjan ensimmäisessä osassa kerroimme sellaisista conitean rooleista, jotka näkyvät suoraan kävijöillemme Messukeskuksessa. Tässä osassa esittelemme conitean osa-alueita, jotka pysyvät monesti kävijöiltä piilossa. Merkittävä osa Ropeconin järjestämisestä sisältää työtä, joka tehdään tapahtuman kulisseissa ja jota moni conikävijä ei kenties tule edes ajatelleeksi.

Lue myös jutun ensimmäinen osa.

Pääjärjestäjät vastaavat siitä että Ropecon tapahtuu

Vuonna 2018 pääjärjestäjiä on neljä: Emi Maeda, Emilia Hjelm, Eevi Korhonen ja Kristiina Mannermaa. Eeville tämä on ensimmäinen kerta pääjärjestäjänä, muut ovat toimineet pääjärjestäjinä aiemminkin. Kaikilla neljällä on pitkä kokemus Ropeconin eri tehtävistä narikasta takahuoneeseen ja infosta ohjelmaan. Pääjärjestäjien tehtävä on vastata siitä, että Ropecon tapahtuu. He kokoavat conitean ja johtavat sen työskentelyä, seuraavat budjetin toteutumista ja huolehtivat siitä, että tuotantoaikataulussa pysytään.

“Päätös lähteä pääjärjestäjiksi syntyi viime Ropeconin perjantaina, kun istuimme iltapalalla samaan aikaan ja heittelimme ilmaan ideoita siitä, miten Ropecon voisi olla vielä huikeampi. Jossain vaiheessa mopo niin sanotusti lähti käsistä ja koska ajatus pääjärjestää yhdessä tuntui hyvältä vielä Ropeconin jälkeenkin, päätimme lähteä toteuttamaan ideoitamme tiiminä”, Emi naurahtaa.

Spektaakkeleita, tallennusta ja tietokoneita

Tekniikkaa 4000 kävijän tapahtumaan

Tekniikkatiimi vastaa Ropeconin erilaisten teknisten osa-alueiden tuottamisesta, kuten IT-palveluista, AV-tekniikasta, striimauksesta ja taltioinnista sekä tapahtuman sähköistämisestä. Kyseessä on logistiikan ohella yksi niistä conitean osa-alueista, jossa tietyn alan osaamisella ja koulutuksella on merkitystä.

Tekniikkavastaavana toimii Pekka Wallendahl. Hän on tapahtuman tekninen tuottaja ja vastaa koko tekniikkatiimin luotsaamisesta.

“Ropeconissa olen mukana, koska siitä on 20 vuotta sitten muodostunut se oma tapahtuma, ja tehtävässäni saan toimia managerin roolissa, joka on mukavaa vaihtelua työelämän asiantuntijarooliini”, Pekka kertoo.

Sähkösuunnittelusta vastaa tänä vuonna Mikko Västi. Hän hoitaa tapahtuman infrastruktuuria eli vastaa sähköjen suunnittelusta ja toteutuksesta tiloihin.

“Tämä tarkoittaa, että selvitän kaikilta osa-alueilta heidän tarpeensa sähköille ja osallistun Ropeconin tilasuunnitteluun. Näiden perusteella teen sähkösuunnitelman, jonka perusteella sähköt sitten toteutetaan”, Mikko selventää.

Mikko on coniteassa mukana ensimmäistä vuotta. “Olen ollut tekemässä Ropeconia yli 10 vuotta työntekijänä. Nyt lähdin coniteaan, kun minua pyydettiin ja koin, että voin antaa jotain oleellista tapahtumaan taidoillani. Ensisijaisesti olen kuitenkin mukana koska tämä on kivaa.”

Sähköjen suunnittelu on edellytys lähes kaikelle mitä Ropeconissa tapahtuu, aina Discolarpista myyntihalliin. Kuva: Xavier Vandenberghe.

Kun tekniikan osa-alueella ilmenee ongelma, asiaa selvittämään hälytetään paikalle tekniikan asiakaspalveluvastaava Kukka-Maaria Hautamäki.

“Kun jokin hajoaa viisi minuuttia ennen ohjelmaa, minun tehtäväni on hoitaa asia niin, että se toimii siihen mennessä kun ohjelma alkaa. Delegoin ja välitän tekniikkaa eri osa-alueiden välillä. Käytännössä olen se, jolle soitetaan kun kaikki on kamalaa”, Kukka-Maaria naurahtaa. Kukka-Maaria on ensimmäisen vuoden conitealainen, ja myös tekniikan asiakaspalveluvastaavan rooli on täysin uusi. Se muovautuu ja hahmottuu sen mukaan, millaisia tarpeita tapahtuman järjestämisessä herää. Conitea ei ole kiveen kirjoitettu organisaatio, vaan myös kokonaan uusia rooleja syntyy, kun niille herää tarvetta tapahtuman kasvaessa ja kehittyessä.

Teknologian kanssa työskentelee myös IT-ratkaisuista vastaava Anssi Kolehmainen.

“Huolehdin siitä, että tietokoneita on, softat pyörii niillä, autan käyttäjiä kun hommat eivät toimi ja sen lisäksi vielä katson taustalla pyöriviä järjestelmiä kuten webbisivuja. Kaikkea sellaista mikä vaan oletetaan toimivaksi ja josta nousee hirveä härdelli jos ei toimikaan”, Anssi kertoo omasta työstään.

Striimausta, tähtihetkien taltiointia ja hallintajärjestelmiä

Ohjelmien striimaamisesta vastaa puolestaan Ville Koivumäki. “Tehtäviini kuuluu vastata tapahtumasta lähetettävän suoran videomateriaalin tuottamisesta ja ohjelmalavan ylläpidosta. Toimin myös yhteyshenkilönä näitä toteuttavaan StarbaCon ry:een. Ennen tapahtumaa olen mukana suunnittelemassa lähetettävää ohjelmaa. Tapahtuman aikana vastaan StarbaConin striimitiimin sisäisestä työnjaosta ja pidän huolta, että ohjelman tekijät ovat tietoisia lähetystä koskevista asioista”, Ville kuvailee.

“Ropeconista minulla on kokemusta 20 vuoden ajalta kävijänä ja työvoimana viimeiseltä kolmelta vuodelta, StarbaConin striimitiimin osana. Striimauksen pariin päädyimme halusta kehittää ja tuottaa tapahtumille sisältöä suoratoistopalveluihin. Tavoitteenamme on parantaa tietoisuutta skenestä, toimia ikkunana tapahtumiin ja houkutella siten uusia ihmisiä harrastustemme pariin. Coniteaan liityin, jotta pääsisin mahdollisimman aikaisessa vaiheessa osaksi lähetettävän ohjelman suunnittelua.”

Villen lisäksi videomateriaalista vastaa taltiointivastaava Rami Hänninen, joka organisoi ohjelmanumeroiden mediataltiointia, kerää ja järjestää raakamediamateriaalin myöhempää käsittelyä varten, ratkaisee mahdollisia teknisiä ongelmatilanteita ja ohjaa kuvaustyötä ja tallenninvalvontaa tekeviä vapaaehtoisia. Lisäksi Rami kuvaa ja äänittää tapahtuman aikana esiin nousevia erityiskohteita ja toimii yhteistyössä tapahtumasta suoria lähetyksiä tekevän striimitiimin kanssa.

“Ylivoimaisesti suurin osa työstäni tehdään kuitenkin tapahtumien välissä, kun arkistoin, leikkaan ja julkaisen raakamediamateriaalista koostettuja ohjelmanumeroita YouTubea ja muuta käyttöä varten”, Rami kertoo. Hän on ollut mukana Ropeconin tekemisessä aivan tapahtuman alkuvuosista asti.

“Olen ollut auttamassa Conin teossa sen ensimmäisistä vuosista alkaen. 1996–1997 osallistuin myös ensimmäisiin videotaltiointikokeiluihin. Tekniikka ei kuitenkaan vielä tuolloin mahdollistanut materiaalin käsittelyä ja jakamista kotikonstein. Vuonna 2012 havahduin siihen, että videomateriaalin työstäminen ja jakaminen oli viimein tullut mahdolliseksi. Siitä saakka olen kerännyt ja julkaissut tapahtumaan liittyvää materiaalia, aluksi yksin, ja nyt myöhemmin yhä suuremmaksi kasvavan videomateriaalin käsittelyyn pystyvän ja siitä kiinnostuneen ryhmän kanssa.”

Ramille Ropeconin taltioiminen liittyy sekä itselle tärkeän harrastuksen edistämiseen että sen dokumentoimiseen myös tuleville pelaajasukupolville.

“Taltiointivastaavana olen oppinut vuosien varrella paljon käytännön mediatyöstä. Alan koulutusta minulla ei kuitenkaan ole, ja varsinainen ammattini ei liity mitenkään mediatekniikkaan. Teen tätä harrastuksena ystävien ja kivojen ihmisten kanssa, ja koska minusta on tärkeää, että menneistä tapahtumista jää muutakin kuin perimätietoa tuleville polville.”

Ropeconissa nähtävä spektaakkeliohjelma, kuten erilaiset musikaalit ja esitykset edellyttävät paitsi omanlaistaan tekniikkaa, myös ohjelmien tallennusta tulevia harrastajasukupolvia varten. Kuva: Sami Eräluoto.

Ropeconissa nähdään usein myös upeaa spektaakkeliohjelmaa, joka edellyttää aivan omaa tekniikkaansa. Näiden ohjelmanumeroiden tekniikasta ja sen toteutuksesta vastaa Arto Seppä. Hän pitää yhteyttä ohjelmanjärjestäjiin ja tulkitsee heidän tarpeitaan tekniikkaa toimittavien tahojen suuntaan sekä kasaa ja käyttää spektaakkelitekniikkaa tapahtuman aikana. Nimenomaan spektaakkelitekniikka onkin Arton erityisosaamista. “Saman suuntaista harrastamista tulee tehtyä useammassakin tapahtumassa, koska on hienoa olla osaltaan mahdollistamassa ohjelman näyttävää ja sujuvaa toteutumista”, Arto kertoo.

Tekniikkaan liittyy myös Kompassi, usean suomalaisen conin käyttämä tapahtumanhallintajärjestelmä. Sen kautta voi ostaa lippuja ja esimerkiksi kerätä ilmoittautumisia ohjelmaa ja työvoimaa varten. Ropeconin osalta Kompassin käytöstä, sen ylläpidosta sekä käyttäjien tuesta ja opastuksesta vastaa pitkän linjan coniitti Kalle Kivimaa.

Elottomien objektien kuljetusta paikasta toiseen

Vuoden 2018 logistiikkaconiitti on Antti Pollari.

“Vastaan siitä, että kaikki Conissa tarvittavat elottomat objektit päätyvät Messukeskukseen, ja koordinoin muiden osa-alueiden tilauksia. Vedän noin kymmenen hengen logistiikkatiimiä, jotka hankkii erilaisista kaupoista ja muista soveltuvista paikoista irtainta omaisuutta ja huolehtii sen Messariin ja myös sieltä pois. Roudattavaa on ymmärrettävästi paljon, ja pakettiautolla ajetaan miltei viikon verran pitkää päivää. Toisaalta lauantaina on yleensä jo hiljaisempaa ja silloin ehtii usein myös osallistumaan tapahtuman muuhun ohjelmaan”, Antti kertoo. Mukaan Ropeconin logistiikkaan mahtuu yhä.

“Työvoimahaku on auki ja minuun saa olla yhteydessä mikäli kiinnostus logistiikkaan on vahva! Conien järjestäminen on todella hieno kokemus ja harvoin sitä opiskelijana on hoitamassa näin isoja saappaita suurtapahtumassa – suosittelen!” Antti kommentoi.

Logistiikka vastaa siitä, että kaikki tarvittava on Messukeskuksessa Ropeconin pystytystä varten. Teos: Pekka Halonen, Tienraivaajia Karjalassa. Meemi: Taidevandaali.

Kaikille turvallinen tapahtuma

Info-coniitit vastaavat tapahtuman kävijä- ja työntekijäinfon sekä turvallisuuden kokonaisuudesta. Tiimiin kuuluvat Maria Kastruni, Kalle Vanajala, Jukka-Pekka Venttola ja Aleksi Joensuu. Mukana on sekä useamman vuoden coniteassa mukana olleita että ensimmäisen vuoden coniitteja. Infon tehtävät ovat vaihtelevat ja sisältävät myös isoon tapahtumaan liittyvää viranomaisyhteistyötä.

“Suunnittelemme infopisteen toteutuksen, järjestelemme duunareiden työvuorot ja ohjeet ja ylipäätään vastaamme siitä että kävijöille, duunareille, muille coniiteille ja kaikille asiakkaillemme on tarjolla oikea-aikaista informaatiota hyvällä asiakaspalvelufiiliksellä. Vastaamme myös tapahtuman järjestyksenvalvonnasta: työvuoroista, perehdytyksestä ja hyvästä hengestä. Teemme tiivistä yhteistyötä tapahtuman häirintäyhdyshenkilöiden kanssa. Kulissien takana vastaamme tapahtuman vakuutuksista, ensiavun tilauksesta ja tarvittavasta viranomaisyhteistyöstä, eli olemme mukana varmistamassa että Ropecon saa toteutua”, Aleksi täsmentää.

Aleksi itse epäröi aluksi coniteaan lähtemistä, mutta on nyt mukana jo toista vuotta.

“Lähdin coniteaan 2017 osaksi info/turvaorganisaatiota lahjonnan, kehumisen, kannustuksen ja houkuttelun tuloksena. Sain siipeillä kokeneen turvallisuusvastaavan mukana ja sitä myötä arvokasta opastusta. Nyt halusin jatkaa siitä mihin jäätiin: kehittää kommunikaatiotamme duunareillemme, tehdä vielä lisää häirinnän vastaisen yhteistyön kehittämistä ja saada järjestyksenvalvonnasta ja infosta vieläkin hauskemman paikan duunaroida! Työurani on aivan eri alalla, ja itse teenkin tätä erityisesti siksi että rakastan Ropeconia ja kaikkea sitä mitä se on minulle vuosien varrella antanut. Haluan olla mukana tekemässä turvallista ympäristöä mahdollisimman monelle kokea niitä samanlaisia elämyksiä kuin itse olen saanut”, Aleksi sanoo.

Rahakirstusta huolehtimista ja tilaratkaisujen suunnittelua

Conitean tilavastaavana toimii tänä vuonna Juha Sihvonen, jolla on takana seitsemän vuotta kokemusta eri rooleista coniteassa. Juha on ollut sekä mukana järjestämässä pelejä ja ohjelmaa että pääjärjestäjänä. Tilojen koordinointi vaatii laajaa ymmärrystä Ropeconin järjestämisestä niin ohjelman suhteen kuin muiltakin osa-alueilta.

“Käytännössä tilakoordinaattorin hommana on toimia ensisijaisena yhteyshenkilönä Messukeskuksen suuntaan sekä tämän tueksi ja muutenkin auttaa muita coniitteja heidän osa-alueidensa tilatarpeissa ja tilojen käytön suunnittelussa. Tämän takia pidän myös yhteyttä muuhun coniteaan, osallistun tarvittaessa eri tiimien tapaamisiin kun he miettivät tiloja ja seuraan keskustelua conitean sisäisissä viestintäkanavissa. Conitea on mahtava porukka, jossa on ollut vuodesta toiseen jatkuvasti mukava olla ja tehdä yhdessä Ropeconista kesän kohokohtaa!” Juha sanoo.

Ropeconin rahakirstusta vastaa tänä vuonna Mikko Hänninen 11. kierroksen coniitti, joka on vuosien varrella toiminut monissa erilaisissa tehtävissä Ropeconin parissa. Hän vastaa tapahtuman budjetoinnista yhdessä pääjärjestäjien kanssa ja huolehtii laskuista ja muusta rahaliikenteestä. Muutaman muun tapaan myös Mikko kokee saaneensa coniteatyöskentelystä antoisan harrastuksen lisäksi myös arvokasta työkokemusta.

“Coniteassa mukana olo on palkitsevaa, ja on kiva puuhata yhteistä tapahtumaa. Ropeconin tekemisestä on varmasti myös saanut paljon kokemusta, jota olisi hankala muuten kerätä, kuten vaikka nyt tämä mahdollisuus toimia rahastonhoitajana”, Mikko kertoo.

Työvoima ja takahuone

Vuoden 2018 työvoimavastaava on Tero Suoniemi. Kuudennen kerran coniteassa mukana oleva Tero vastaa työvoimasta tänä vuonna toista kertaa. Aiemmin hän on toiminut esimerkiksi lipunmyynnin ja infon coniittina sekä häirintäyhdyshenkilönä.

“Vastaan kaikesta vapaaehtoistyövoimaan liittyvästä: rekrytoinnista, työvoimaohjeistusten päivittämisestä, vuorolistojen tekemisestä ja kysymyksiin vastaamisesta. Kaiken tämän teen koordinoimalla yksittäisten työvoimasta vastaavien coniittien työtä ja yhteistyössä muun conitean kanssa”, Tero selittää.

Ropeconissa työskentelee vapaaehtoisena työvoimana vuosittain noin 800 ihmistä, joiden työpanosta tarvitaan monenlaisiin tehtäviin narikasta ohjelmajuoksijoihin. Työvoimavastaava jakaa vapaaehtoistyöntekijöiden työvuorot eri pisteille sen mukaan, millaisia tarpeita kunkin osa-alueen coniitilla on työvoimalle. Työvoimaan liittyessään voi myös esittää toiveita siitä, minkä osa-alueen parissa haluaisi työskennellä.

Myös Tero kokee saaneensa Ropeconin järjestämisestä paljon irti niin harrastuksena kuin ammatillisestikin.

“Lähdin coniteaan voidakseni tehdä enemmän Ropeconin eteen, koska Con on itselle se vuoden kohokohta. Coniteassa näkee koko Ropeconin kulissien takaa, mikä on toki mielenkiintoista, ja lisäksi saa kokemusta tapahtumanjärjestämisestä, mikä on ollut hyödyksi myös työmarkkinoilla.”

Vapaaehtoistyöntekijöiden taukohuoneesta eli takahuoneesta vastaa toista vuotta Katja Naukkarinen. Takahuoneessa Ropeconin vapaaehtoisina toimivat ihmiset kuten narikkatyöntekijät, järjestyksenvalvojat, ohjelmajuoksijat ja monet muut saavat käydä syömässä ja pitämässä taukoja.

“Käytännössä takahuonevastaavan työ tarkoittaa sitä, että ensimmäiseksi suunnittelen, mitä kaikkea pienellä budjetillani saa ostettua. Sitten mietin, miten saan sen riittämään koko viikonlopuksi. Huolehdin siitä, että kaikki erityisruokavaliotkin on jotenkin huomioitu. Kun olen saanut selvitettyä, mitä kaikkea tarvitaan ja miten budjetti taipuu siihen, teen ostoslistan, mietin, mistä mitäkin kannattaa ostaa ja ilmoitan sen eteenpäin logistiikalle. Mahdollisuuksien mukaan käyn heidän kanssaan ostamassa tavaraa. Suunnittelen myös takahuoneen työvuorot ja sen, kuinka paljon työvoimaa tarvitsen. Ohjeistan työntekijät tehtäviinsä, pidän huolen siitä, että heidän on helppo tehdä työnsä hyvin. Ropecon-viikonlopun aikana pidän työntekijöideni kanssa huolta siitä, että tarjoilu pelaa, mikään ei pääse loppumaan ja takahuone pysyy järjestyksessä. Suurimmalta osalta tehtävä sisältää asioiden organisointia, ihmisten pitämistä tyytyväisenä ja kahvitettuna ja budjetissa pysymistä”, Katja selventää.

Katja lähti mukaan coniteaan, koska halusi nähdä tapahtuman kulissien taakse.

“Coniteatyöskentely on ollut todella opettavaista. Olen oppinut sekä ison tapahtuman järjestämisestä, vapaaehtoistyöskentelystä että hyvin paljon myös itsestäni ja omista voimavaroistani. Teen tätä, koska haluan oppia, haluan olla tekemässä tätä tapahtumaa ja ennen kaikkea koska tämä on kivaa!”

Partnersien avulla yhteistyökumppaneita Ropeconille

Yksi conitean uusista rooleista on myös partners, jonka tehtävänä on hankkia tapahtumalle Ropeconin sisältöön ja arvoihin sopivia yhteistyökumppaneita ja sponsoreita. Tapahtuman kasvaminen ja kehittyminen edellyttää myös uusia tapoja kattaa kuluja. Niitä koituu järjestämisestä aina, vaikka kaikki tapahtumaa tekevät työskentelevät sen parissa ilman palkkaa ja harrastuksena.

Uutta osa-aluetta kehittävät Tuukka Jakola ja Aaro Viertiö.

Miksi Coniteaan?

Ropeconin järjestäminen on Suomen roolipeliyhteisön valtaisa ponnistus, jota tehdään omalla vapaa-ajalla rakkaudesta lajiin ja yhteisen harrastuksen edistämiseksi. Coniteatyöskentely tarjoaa uuden näkökulman harrastukseen, uusia tuttavuuksia ja kokemusta suuren tapahtuman organisoinnista. Lähes kaikki coniitit kertovatkin oppineensa coniteatyöskentelystä valtavasti erilaisia taitoja, joista on ollut apua myös työelämässä.

Coniteaan mukaan lähteminen ei edellytä asumista pääkaupunkiseudulla, sillä monia osa-alueita voi hoitaa myös etänä ja kokouksissa on usein mahdollisuus nettipuheluihin. Tänäkin vuonna muutama coniitti työskentelee ulkomailta käsin, ja Suomessa edustajia löytyy lähes jokaisesta ilmansuunnasta.

Muutamia osa-alueita lukuunottamatta coniteatyöskentely ei vaadi erityistä osaamista tai koulutusta, ja mukaan voi hakea kuka tahansa. Esimerkiksi tämän blogikirjoituksen koostanut viestintäconiitti haki alunperin mukaan vailla mitään aiempaa kokemusta, tai edes tuntematta entuudestaan ketään conitealaista, ja kokemuksesta innostuneena on nyt mukana jo toista vuotta. Coniteaan kannattaa siis hakea, vaikka jo heti ensi syksynä!

Coniittimme hakevat tälläkin hetkellä työvoimaa ja ohjelmaa omille osa-alueilleen. Ilmoittaudu mukaan! »

Lue myös jutun ensimmäinen osa.

——

Sohvi Paasikivi