Conitea 2018 – Ideoista tapahtumaksi, osa 1

Suurin osa conitean työstä tehdään ennen tapahtumaa, ja kaikkien osa-alueiden yhteinen työpanos mahdollistaa onnistuneen con-viikonlopun. Osa toiminnoista, kuten ohjelma ja erilaiset asiakaspalvelutehtävät, ovat näkyvämmin esillä kävijöille kuin esimerkiksi tila-, turva-, tekniikka- ja logistiikkaconiittien tehtävät.

Kaksiosaisessa juttusarjassa kerromme conitean erilaisten osa-alueiden työskentelystä Ropecon 2018 tapahtuman parissa. Jutun ensimmäisessä osassa tutustumme peli- ja ohjelma- sekä erilaisten asiakaspalveluconiittien tehtäviin. Myöhemmin julkaistavassa juttusarjan toisessa osassa sukellamme tekniikka-, tila ja logistiikkaconiittien toiminnan pariin.

Lue myös jutun toinen osa.

Peliconiittina Ropeconissa – Roolipelit, korttipelit, figut ja larpit

Roolipelien aikataulutetris

Ensimmäistä kertaa coniteassa mukana oleva Eero Laine vastaa tänä vuonna skenaariokilpailun toteutuksessa. Skenaariokilpailussa pelinjohtajat kilpailevat siitä, kuka kirjoittaa parhaan lyhyen pöytäroolipeliskenaarion. Yleisestä roolipelitoiminnasta vastaavat Aatu Liimatta ja Arttu Hanska – Aatu toista kertaa ja Arttu viidettä kertaa. Kumpikin on tehnyt koko coniteauransa roolipeliosa-alueen parissa. Ropeconiitit osallistuvat yleiseen päätöksentekoon, erityisesti budjettia, työvoimaa ja tiloja koskeviin keskusteluihin ja päätöksiin, jotka vaikuttavat myös roolipelien osa-alueeseen.

Roolipelien intensiivisin ennakkovalmisteluaika sijoittuu aikaan juuri ennen tapahtumaa. Kun pelinjohtajien ilmoittautuminen on sulkeutunut, ilmoitetut pelit aikataulutetaan pelipöytiin. Pöytiä on rajoitetusti, pelinjohtajilla on erilaisia toiveita ja rajoituksia ajankohtien ja tilojen suhteen, yhteen pöytään mahtuu kerrallaan vain yksi peli ja pelinjohtaja, joten aikataulutetriksessä vierähtää tovi. Samaan aikaan tehdään myös pelinjohtajien ja roolipelitiskin työvoiman tarkempi ohjeistus coninaikaisesta toiminnasta.

Itse conin aikana roolipelivastaavan tehtävä on varmistaa roolipelien sujuva toiminta. Pelinjohtajat voivat pyytää aikataulumuutoksia, joku haluaa peluuttaa ennalta ilmoittamattoman pelin tai yhdestä pelipöydästä onkin viety kaikki tuolit. Roolipelivastaava ratkoo tällaisia tilanteita parhaansa mukaan.

Aatu Liimattan mielestä roolipeliconiitin työ on palkitsevaa: “Conissa näkyy tehdyn työn tulos – teoria muuttuu käytännöksi, aikataulut ja tekniikkatilaukset todellisuudeksi. On hienoa, kun asiat toimivat niin kuin on suunnitellut!”

Larppeja nykyisille ja uusille harrastajille

Larp-coniittien tärkein tehtävä on tarjota Ropeconin kävijöille hyviä larppeja. Osa-alueesta vastaavat tänä vuonna Tuomas Puikkonen ja Pauliina Männistö. Tuomakselle tämä on kahdeksas kerta coniteassa, mutta ensimmäinen vuosi larp-coniittina. Pauliina on ollut tapahtuman työvoimana jo useamman vuoden. Tänä vuonna hän hyppäsi ensimmäiseen conitea-pestiinsä. Kumpikin on harrastanut larppaamista pitkään.

“Ennen Ropeconia larp-tiimi miettii, miten voidaan varmistaa mahdollisimman monipuolinen ja kiinnostava larppitarjonta, pohdimme millaisia tiloja ja apua pelinjohtajat kaipaavat, sekä suunnittelemme käytännön toteutusta, kuten pelien tarvitsemia tiloja, ilmoittautumisia ja larp-tiskin toimintaa. Tavoitteenamme on tarjota hyvä conikokemus pelinjohtajille ja nykyisille harrastajille, sekä toivottavasti houkutella muutama uusi harrastaja kokeilemaan larppeja”, Pauliina kertoo.

Kivaa korttipeliohjelmaa jokaiselle

Korttipeleistä vastaa Nea Similä, joka on ollut Ropeconissa aiemmin työvoimana, ja tänä vuonna ensimmäistä kertaa coniteassa. “Puuhailen tänä vuonna korttipelipuolen parissa, oleellisesti varmistamassa monipuolista ja ennen kaikkea kivaa korttipeliohjelmaa jokaiselle. Lähdin coniteaan oppiakseni uutta niin tapahtumajärjestämisen saloista kuin antaakseni kaikille mahdollisuuden iloita harrastuksen parissa yhtälailla.”

Figutiimin kanssa puolustamaan Eterniaa

Figuconiittina toimii vasta muutama viikko sitten coniteaan mukaan hypännyt Ville Mutka, joka on ensimmäistä kertaa mukana coniteassa. Figutiimissä on Villen lisäksi monivuotinen tekijäporukka, joista osa on tehnyt aiemmin duniitti- tai coniittihommia. “Tänä vuonna ollaan saamassa taas uusia tyyppejä tiimiin. Figutiimi on ryhmä, jonka kanssa lähtisin puolustamaan Eterniaa, lopettamaan totuuden vääristämisen maailmassa, osallistumaan teehetkeen Ihmemaassa ja pullauttamaan ensimmäisen sanani kalaihmisenä Arkhamissa!”

Figuconiitin tehtäviin kuuluu esimerkiksi asiakaskunnan toiveiden kartoitus, figutiimin kokoaminen, inventointi, budjettiarvion tekeminen, ohjelmajärjestäjien etsiminen työpajoihin ja turnauksiin, työvuorolistojen tekeminen, perehdyttäminen sekä erilaiset materiaalihankinnat.

Ohjelmahimmeleitä ja organisointia

Ohjelmatiimi

Ohjelmatiimissä vaikuttavat Kaisa Vitikainen, Vera Schneider, Satu Kylmämetsä, Johanna Kari, Jukka Seppänen ja Anna-Leena Korpijärvi. Lisäksi akateemista ohjelmaa koordinoi Ville Kankainen. Tiimissä on sekä ensikertalaisia että yli kymmenen vuotta tapahtumaa järjestäneitä coniteakonkareita. Ohjelmatiimi vastaa sellaisten ohjelmanumeroiden aikatauluttamisesta ja fasilitoimisesta, jotka eivät ole pelaamista; puheohjelma, työpajat, taistelunäytökset, boffaus, avajaiset, päättäjäiset, gaala, näyttelyt, pukukilpailu, musikaalit, ohjelmalava, spektaakkeliohjelma, pelikehityksen ohjelmasarja sekä uutuutena akateeminen seminaari. Ilmoittautumisen kautta tulleiden ohjelmien lisäksi ohjelmatiimi etsii puhujia ja pyrikii koostamaan selkeitä ja mielekkäitä ohjelmakokonaisuuksia. Ohjelmahimmelissä onkin monta eri osa-aluetta ja paljon liikkuvia osia; ohjelmien aikataulutus, yhteydenpito ohjelmanjärjestäjien kanssa, tilajaon pohdinta yhdessä tilojen kanssa, ohjelmajuoksijoiden aikataulutus ja ohjeistaminen, kilpailupalkintojen hankinta ja paljon muuta. “Homma on ajoin työlästä, mutta antoisaa. On kiva tehdä yhdessä töitä rakkaan skenen eteen!” toteaa ohjelmaconiitti Kaisa Vitikainen.

Ohjelmatiimin Vera Schneider mainitsee, että vaikka Ropeconia tehdään harrastuksena ja rakkaudesta lajiin, on siitä ollut todellista hyötyä myös työkokemuksen ja verkostojen hankkimisessa: “Ropecon on mielettömän antoisa projekti, jonka ansiosta olen tutustunut älyttömän lahjakkaisiin tekijöihin monelta eri osa-alueelta. Skene on rakas, samoin tapahtuma, joten parempaa käyttöä ajalleen saa etsiä. Nykyisen työpaikkani olen saanut osin Ropeconista ammentamieni kontaktien ja kokemuksien ansiosta”, Vera kertoo.

Uusia harrastajia ja pelialan ammattilaisia

Kokemuspiste, kansainvälisyys ja kunniavieraat

Kokemuspisteestä vastaa tänä vuonna Mikko Hyvönen. Mikko on ollut mukana Ropeconin työvoimana jo lähemmäs vuosikymmenen, ja tämä on hänen toinen vuotensa coniteassa.

“Päätös lähteä Kokemuspisteelle tuli jotenkin luonnostaan, kun olen ollut sen toiminnassa mukana edeltävinäkin vuosina ja tiesin miten alue toimii. coniteaan lähtö on antanut uutta perspektiiviä Ropeconin arkeen ja sen sisäisiin rattaisiin, ja rattaat nähtyäni niitä on vaikea olla näkemättä ja tahdon sen vuoksi olla mukana coniteassa tulevaisuudessakin. Kokemuspiste-coniitti organisoi Kokemuspisteen työvoimaa, sekä pelinesittelijöiden tarpeita ja toiveita heidän esittelypisteelleen. Pidän myös huolen siitä, että pelinesittelijöillä on peleihin tarpeeksi pelaajia ja hyvät tilat esittelyyn. Kokemuspisteen tärkeimmän työn tekee kuitenkin Kokemuspisteen työvoima, joka ohjaa kävijöitä pelinesittelijöiden peleihin”, Mikko toteaa.

Kokemuspisteellä sekä uudet harrastajat että jo monia erilaisia pelejä pelanneet voivat tutustua helposti erilaisiin peliversioihin.

Kansainvälisistä vieraista vastaa tänä vuonna Jukka Särkijärvi. Ropeconiin toivotaan runsaasti kävijöitä ympäri maailmaa, mikä edellyttää tapahtuman aktiivista markkinoimista myös ulkomaisille kävijöille. “Kansainvälisyysvastaavan työn varsinainen sisältö selviää tehdessä ja tarpeen mukaan, mutta yleisellä tasolla tehtävänäni on keksiä tapoja houkutella Ropeconiin ulkomaalaisia kävijöitä ja varmistaa että he viihtyvät paikan päällä. Tämä sisältää kaikenlaisten kieli- ja kulttuurimuurien murtamista conin eri osa-alueilla sekä ihan perinteistä mainontaa”, Jukka kertoo.

Kunniavierastiimiin puolestaan kuuluu tänä vuonna Tanja Suokivi, Ville-Eemeli Miettinen ja Joonas Katko. Tanja on coniteassa ensimmäistä kertaa monen vuoden aikomisen jälkeen, Veemeli on monivuotinen coniteakonkari ja Joonas on mukana kolmatta kertaa. GoH*-tiimi huolehtii kunniavieraiden kutsumisesta, matkojen ja majoitusten järjestelyistä, vastaanottamisesta ja kuljettamisesta, viihtyvyydestä sekä heidän aikataulustaan lähes koko Suomen vierailun ajan, myös tapahtuman aikana. “Tunteja puhelimessa, mailin ääressä ja lopulta vieraan kanssa on-the-go. Kaikkia tunteja ei voi ennalta arvata ja moni asia saattaa muuttua viime hetkellä eli nopea tilanteenlukukyky ja varavaihtoehtojen keksiminen ovat tässä hommassa tärkeitä”, GoH-tiimi kertoo.

* GoH = Guest of Honour (kunniavieras)

Asiakaspalvelua Ropeconissa

Ohjelman lisäksi kävijöille näkyvintä työtä tekevät myös ne conitean osa-alueet, jotka työskentelevät asiakaspalvelun ja parissa ja järjestävät erilaisia tapahtuman toimivuuden kannalta välttämättömiä osa-alueita, kuten narikan, majoituksen, opasteet ja lipunmyynnin.

Narikka, lipunmyynti, opasteet ja conikävijöiden viihtyvyys

Jotta sinun ei tarvitse kantaa koko omaisuuttasi ympäri Messukeskusta, Ropeconin lipun hintaan kuuluu asianmukainen narikkapalvelu. Narikasta vastaa tänä vuonna Salla Juva. Lipunmyynnistä puolestaan vastaavat Lauri Kuusisto ja Krista Juva. Tapahtuman aikana lipunmyynnin tehtäviin kuuluu seurata lippujen menekkiä ja varmistaa että myynti toimii sujuvasti. Ennen tapahtumaa lipunmyynticoniitit vastaavat lipunmyyntipisteiden suunnittelusta, rannekkeiden hankinnasta ja ennakkolippujen myymisestä.

Krista lähti mukaan coniteaan, koska häntä kiinnostaa tapahtumien järjestäminen ja Ropeconin yhteisöllisyys. Hänestä tuntui luontevalta siirtyä lipunmyynnin vastaavaksi koska hän on työskennellyt lipunmyynnissä tapahtuman aikana vuodesta 2009. ”Viihdyn lipunmyynnissä, koska siinä pääsee olemaan rajapinnassa heti asiakkaiden kanssa. Nautin asiakaspalvelusta ja sen tuomista haasteista. Lipunmyynnin suunnittelu on ollut todella antoisaa ja mielenkiintoista”, Krista sanoo.

Messarissa paikasta toiseen löytämisessä avustaa vuoden 2018 opastevastaava Annina Kortelainen, joka suunnittelee Messukeskukseen opastuksen ja kulkureitit laajana yhteistyönä monen osa-alueen kanssa.

Kävijäviihtyvyydestä puolestaan vastaa tänä vuonna Jenni Leivo. Jenni on työskennellyt larp-coniittina vuosina 2016–2017 ja hyppäsi nyt kehittämään Ropeconin kävijäviihtyvyyttä. Jennin osa-alueeseen kuuluvat esimerkiksi majoitus, lastenhoitohuone, vesihuolto ja kävijäpalautteen kerääminen.

“Coniteaan tuli lähdettyä kun 2016 näin coniteahaun ilmoituksen. Ajattelin että sinne on kuitenkin niin paljon tulijoita että jään rannalle. Iloinen oli yllätys kun pääsin coniteaan. Tämä on opettanut todella paljon siitä mitä ison tapahtuman järjestämiseen menee. Osan näkee kyllä, mutta on todella paljon sellaista mikä tapahtuu ”lavan takana”.

Turhaa ja tarpeellista – Myyntialue ja kirpputori

Ropeconin myyntialueella myydään harrastukseen liittyviä tuotteita ja käsitöitä, joita voi olla vaikea saada muualta. Myyntialueen ja kirpputorin toiminnasta vastaavat Jouni Sirén ja Johanna Mustapää.

Myyntialueconiitti Jouni vastaa myyntialueen pelikaupoista, käsityöläisistä ja muista näytteilleasettajista, sekä yhdistysten ja tapahtumien esittelypöydistä. Hän suunnittelee, organisoi ja neuvottelee eri toimijoiden kanssa, jotta tapahtumassa olisi mahdollisimman laaja kattaus erilaisia näytteilleasettajia.

Jounille coniteatyöskentely on ollut myös yhteyttä kotimaahan: “Coniteassa olen ollut aikaisemmin toistakymmentä kertaa mm. pääjärjestäjänä sekä vastaamassa rahoista ja työvoimasta. Muutaman viime vuoden olen tehnyt conia ulkomailta käsin – ensin Englannissa ja nyt Kaliforniassa. Ropeconin järjestämisestä onkin tullut minulle tapa pitää yllä siteitä Suomeen.”

Myyntialueella sijaitsee myös perinteinen kirpputori, jonne kävijät voivat tuoda myyntiin roolipeliaiheisia tavaroitaan. Johanna vastaa kirpputorin organisoimisesta: “Olen ollut tekemisissä Ropeconin kirppiksen kanssa siitä lähtien kun conissa on ollut kirppis. Ropeconin kirpputori on syntynyt kävijöiden tarpeesta ja toiveesta kierrättää eteenpäin harrastustavaraa, jota ei välttämättä saa myytyä muualla. Kun siirryttiin Messukeskukseen halusin huolehtia kirppiksen jatkuvuudesta, kehittää toiminnasta sujuvampaa ja dokumentoida vakiintuneet hyvät käytännöt tuleville vuosille. Joka vuosi oppii uutta ja keksii parempia toimintatapoja, ja tulee myös siivottua nurkista ylimääräistä rekvisiittaa kiertoon.”

Kirpputorivastaava kirjoittaa kotisivun kirpputoriesittelyn, tekee myynnissä tarvittavat lomakkeet, ideoi kalustesuunnitelman, mainostaa kirpputoria sopivissa ryhmissä, kirjoittaa työvoiman ohjeet ja tekee työvuorolistat.

Somettamista, blogaamista ja perinteistä mediaa

Ropeconin viestinnästä vastaavat tänä vuonna Hannamari Vahtikari, Vilja Rydman, Niina Niskanen, Sohvi Paasikivi, Suvi Korhonen, Pauliina Männistö sekä kääntäjä Emilia Hahl. Lisäksi viestinnän apuna toimivat WordPress-velho Pasi Lallinaho, käsiohjelman päätoimittaja Kristel Nyberg, kääntäjä Linn Wilhelmsson sekä taittomestari Antti Luukkonen.

Viestintätiimi suunnittelee ja toteuttaa Ropeconin viestintää, vastaa kävijöiden viesteihin ja kysymyksiin, toimittaa tapahtuman Ropenomicon-blogia, päivittää verkkosivuja, vastaa tapahtuman mainospaikoista yhdessä partners-coniittien kanssa, suunnittelee opastuksen yhdessä opastevastaavan kanssa, toimittaa tapahtuman käsiohjelman, on yhteydessä mediaan ja tiedottaa tapahtumasta niin Ropeconia ennen kuin tapahtuman aikanakin. Tiimissä on sekä ensimmäisen vuoden coniitteja, että tekijöitä, jotka ovat olleet mukana monessa eri roolissa Ropeconin järjestämisessä. Viestintätiimin työ on ajoittain hyvin hektistä, mutta erittäin antoisaa. Koska viestinnällä on kosketuspintaa jokaisen osa-alueen kanssa, antaa tiimissä toimiminen loistavan poikkileikkauksen koko tapahtumasta ja sen järjestämisestä.

Miksi Coniteaan?

Ropeconin järjestäminen on Suomen roolipeliyhteisön valtaisa ponnistus, jota tehdään omalla vapaa-ajalla rakkaudesta lajiin ja yhteisen harrastuksen edistämiseksi. Coniteatyöskentely tarjoaa uuden näkökulman harrastukseen, uusia tuttavuuksia ja kokemusta suuren tapahtuman organisoinnista. Lähes kaikki coniitit kertovatkin oppineensa coniteatyöskentelystä valtavasti erilaisia taitoja, joista on ollut apua myös työelämässä.

Coniteaan mukaan lähteminen ei edellytä asumista pääkaupunkiseudulla, sillä monia osa-alueita voi hoitaa myös etänä ja kokouksissa on usein mahdollisuus nettipuheluihin. Tänäkin vuonna muutama coniitti työskentelee ulkomailta käsin, ja Suomessa edustajia löytyy lähes jokaisesta ilmansuunnasta.

Muutamia osa-alueita lukuunottamatta coniteatyöskentely ei vaadi erityistä osaamista tai koulutusta, ja mukaan voi hakea kuka tahansa. Esimerkiksi tämän blogikirjoituksen koostanut viestintäconiitti haki alunperin mukaan vailla mitään aiempaa kokemusta, tai edes tuntematta entuudestaan ketään conitealaista, ja kokemuksesta innostuneena on nyt mukana jo toista vuotta. Coniteaan kannattaa siis hakea, vaikka jo heti ensi syksynä!

Coniittimme hakevat tälläkin hetkellä työvoimaa ja ohjelmaa omille osa-alueilleen. Ilmoittaudu mukaan! »

Lue myös jutun toinen osa.

——

Sohvi Paasikivi