Kaipaatko enemmän Ropeconia elämääsi? Oletko täynnä ideoita conin järjestämiseksi? Haluatko nähdä, miten koko tapahtuma rakennetaan? Ropeconin 2023 järjestävän toimikunnan eli conitean haku on nyt auki! Tekstin lopusta löydät hakuohjeet. 

Ropecon järjestetään alusta asti täysin vapaaehtoisvoimin. Conitea suunnittelee Ropeconia pitkin vuotta, koordinoi tapahtuman tuottamista ja tekee päätöksiä muun muassa Ropeconin teemasta, kunniavieraista ja monista muista asioista. Ropeconin pääjärjestäjät ohjaavat ja tukevat conitean työtä, ja jokainen coniitti kuuluu johonkin tiimiin, eli yksin ei tarvitse tehdä töitä. Coniteatyöskentely ei vaadi aiempaa kokemusta – jokaiseen tehtävään on tarjolla opastusta ja materiaaleja aiemmilta vuosilta. Coniitit ovat kuitenkin itsenäisesti vastuussa tehtävästään, ja vanhojen käytäntöjen parantaminen ja uuden kehittäminen on sallittua ja suotavaa. Coniitit myös toimivat oman alueensa vapaaehtoisten esihenkilöinä.

Koko conitean työskentely alkaa 27.11.2022 Helsingissä järjestettävässä coniteastartissa! Conitea kokoontuu myös viikonlopun mittaisessa työskentelyseminaarissa alkuvuodesta 2023 ja lisäksi conitealle pyritään järjestämään erilaisia koulutuksia. Tiimien kokouksia on noin kuukausittain. Suurin osa työstä on keväällä ja kesällä 2022, mutta tehtävät alkavat jo loppuvuodesta, ja jatkuvat vielä hieman tapahtuman jälkeenkin. Coniitin ei tarvitse asua pääkaupunkiseudulla, sillä melkein kaikki työt on tarvittaessa mahdollista tehdä etänä ja kauempana asuvien on mahdollista hakea matkakustannuksiin harkinnanvaraista tukea.

Alla on alustava lista conitean tiimeistä ja rooleista kuvauksineen, mutta lopullinen kokoonpano muodostuu hakijoiden toiveiden pohjalta. Jos sinulla on osaamista tai ideoita, jotka eivät suoraan sovi mihinkään alla mainituista rooleista, voit myös hakea avoimesti mihin tahansa rooliin tai ehdottaa kokonaan uutta roolia. Tehtäviin voi hakea myös yhdessä tiiminä, tai tarvittaessa joitakin samankaltaisia tehtäviä voi kimputtaa yhteen yhden henkilön tehtäväksi.

Taloustiimi

Taloustiimi koostuu osa-alueista jotka huolehtivat tapahtuman rahaliikenteestä sekä tilinpidosta. Tiimiin kuuluvat myös osa-alueet jotka toimivat myyntialueella erilaisissa toiminnoissa sekä lipunmyynti, joka vastaa lipunmyynnin järjestämisestä tapahtuman aikana.

  • Talousvastaava vastaa taloustiimistä kokonaisuutena sekä hallinnoi koko Ropeconin rahaliikennettä.
  • Lipunmyynticoniitti vastaa Ropeconin lipunmyynnin organisoinnista ennen tapahtumaa ja sen aikana, sekä lipunmyynnin vapaaehtoisten ohjaamisesta ja työvuorottamisesta.
  • Apurahaconiitti vastaa Ropeconille haettavien apurahojen hausta ja käytön raportoinnista myöntäjille.
  • Myyntialueconiitti vastaa Ropeconin myyntialueen organisoinnista ja myyjien hankkimisesta. 
  • Myyntituoteconiitti vastaa conin oheistuotteiden hankinnasta ja niitä myyvän myyntipöydän järjestelyistä.
  • Taiteilijatoriconiitti vastaa taiteilijatorin järjestelyistä, taiteilijoiden valinnasta ja heidän koordinoinnistaan conin aikana.
  • Kirpputoriconiitti vastaa kirpputorin käytännön järjestelyistä, kirppismyyjien ohjeistuksesta ja kirppistiimin hallinnasta.

Peliohjelma

Peliohjelmatiimi vastaa peliohjelman hausta ja aikataulutuksesta sekä yhteydenpidosta pelinvetäjiin. Peliohjelmatiimillä voi joko olla erillinen vastaavansa joka huolehtii kokousten koolle kutsumisesta ja yleisestä koordinoinnista, tai joku peliconiiteista voi ottaa tämän vastuulleen.

  • Pöytäroolipelit – Pöytäropeconiitti vastaa pöytäroolipelien aikataulutuksesta sekä pelinjohtajien ohjeistuksesta ja koordinoinnista. Hän koordinoi myös rope- ja larp-tiskiä, joka auttaa mm. peleihin ilmoittautumisessa ja sopivan pelin löytämisessä, ja on läheisesti tekemisissä Konsti-ilmoittautumisjärjestelmän kanssa.
  • Larpit – Larppiconiitti vastaa larppien aikataulutuksesta ja yhteydenpidosta, larppien logistiikka- ja proppitarpeista ja sekä pelinjohtajien että larppien järjestelyissä auttavien vapaaehtoisten (”larppijuoksijoiden”) koordinoinnista. Myös hän koordinoi rope- ja larp-tiskiä ja on tekemisissä Konsti-järjestelmän kanssa.
  • Figuuripelit – Figuconiitti vastaa figupelien aikataulutuksesta ja yhteydenpidosta sekä muusta figuihin liittyvästä ohjelmasta kuten maalauspisteestä ja mahdollisista näyttelyistä ja kilpailuista.
  • Lautapelit – Lautapeliconiitti vastaa lautapeliohjelman aikataulutuksesta ja yhteydenpidosta sekä Suomen Lautapeliseuran Lautapelikirjaston järjestämisestä coniin. Koska Lautapelikirjasto on ollut joinakin vuosina todella suuri, usein sille on oma erillinen coniittinsa.
  • Korttipelit – Vastaa korttipeliohjelman ja erityisesti conin useiden korttipeliturnausten aikataulutuksesta ja yhteydenpidosta.
  • Pelitiski – Pelitiski on pelialueen infopiste, joka auttaa mm. peleihin ilmoittautumisessa tai sopivan pelin löytämisessä. Pelitiskiconiitti vastaa tiskin tarpeista, työvoimasta ja muusta koordinoinnista.
  • Kokemuspiste – Koordinoi pelien demottamista sekä peliesittelyjen järjestämistä. Kokemuspisteen pääasiallinen tehtävä on tuottaa matalan kynnyksen pelejä niille, jotka haluavat kokeilla pelaamista sekä tukea julkaistavien pelien esittelyä pelidemojen muodossa.
  • Turnaukset – Koordinoi conin eri osa-alueiden kilpailuja ja turnauksia yhteistyössä kyseisten peliconiittien kanssa. Vastaa muun muassa palkintojen tilaamisesta ja tulosten julkaisusta.

Puhe- ja muu ohjelma

Puhe- ja muu ohjelma -kategorian alle kuuluu kaikki, mikä ei ole peliohjelmaa, eli esimerkiksi luennot, paneelit, työpajat ja näytökset sekä isommat itsenäiset osa-alueet kuten boffaus, tanssiaiset ja discolarp.

  • Ohjelmavastaava vastaa ohjelmasta kokonaisuutena ja koordinoi koko puhe- ja muun ohjelman tiimiä.
  • Ohjelmaconiitteja on yleensä useampi, ja heidän tehtäviinsä kuuluu mm. ohjelmahaun valmistelu, ohjelman aikatauluttaminen ja ohjelmanpitäjien kanssa kommunikointi. Joskus töitä saatetaan myös jakaa tarkemmin tiimiläisten välillä niin, että tietyt coniitit vastaavat esimerkiksi puheohjelmasta, työpajoista tai lasten ja nuorten ohjelmasta.
  • Spektaakkeliohjelmaconiitti vastaa spektaakkelisalin ohjelmasta, johon perinteisesti on kuulunut avajaiset, päättäjäiset, lauantai-illan Gaala, pukukilpailu sekä monenlaista esittävää ohjelmaa.
  • Kunniavierasconiitti vastaa kunniavieraiden hankinnasta, heidän kanssaan yhteydenpidosta, kunniavierasohjelman suunnittelusta sekä vieraiden aikatauluista ja viihtyvyydestä tapahtuman aikana.
  • Akateemisen seminaarin coniitti järjestää Ropeconin yhteydessä tapahtuvan akateemisen seminaarin.
  • Cosplayconiitti järjestää tapahtuman cosplaykilpailut. Ropeconissa ei ole ollut cosplayohjelmaa muutamaan vuoteen, joten tehtävässä pääsee luomaan uutta.
  • Juhlavuosiconiitti vastaa 30. Ropeconin erikoisohjelmasta ja muusta näkyvyydestä coniin kaikilla osa-alueilla ja tekee yhteistyötä myös muiden tiimien kanssa. Koska kyseessä on tämän vuoden erityistehtävä, uudet ja mahtipontiset ideat ovat erittäin tervetulleita.

Viestintätiimi

Viestintätiimi suunnittelee ja toteuttaa tapahtuman tarpeisiin mm. markkinointiin, tiedottamiseen, visuaaliseen ilmeeseen, nettisivuihin, someen ja mediaviestintään liittyviä tehtäviä. Moniin tehtävistä oleellisesti kuuluu aineiston tuottaminen esimerkiksi tekstin tai kuvien muodossa. Viestintätiimissä olisi hyvä olla 5-15 jäsentä joiden joukosta yleensä löytyy Viestintäkoordinaattori joka johtaa osa-alueen työskentelyä. Muita vastuualueita täytetään coniittien oman mielenkiinnon ja osaamisen mukaan. Hakea voi yksin tai yhdessä ja ehdottaa voit myös aivan uutta tehtävää, mutta aiempina vuosina vastuualueina on ollut esimerkiksi:

  • Viestintäkoordinaattori – toimii tiiminvetäjänä, vaikuttaa isoihin linjoihin
  • Grafiikka – tuottaa visuaalista aineistoa digitaalisiin ja painettuihin julkaisuihin
  • Nettisivut – huolehtii sivuston sisällön kehittämisestä ja ylläpidosta
  • Blogi – palvelee tiedotuskanavana, joka raottaa myös tapahtuman järjestämistä
  • Markkinointi – lisää Ropecon-tapahtuman tunnettuutta ja houkuttelevuutta
  • Sosiaalinen media – palvelee matalan kynnyksen tiedotuskanavana useilla eri alustoilla
  • Opasteconiitti koordinoi tapahtumanaikaisten opasteiden sijoittelua, levitystä ja painatusta sekä tapahtumapaikan sähköisten näyttötaulujen sisällön suunnittelua.
  • Kääntäjä – kääntää tapahtuman viestinnällisiä materiaaleja suomesta englanniksi. Sisältää sekä verkkosivujen, julkaistavien tiedotusmateriaalien että ohjeistuksien kääntämistä.
  • Kansainvälisyys – markkinoi tapahtumaa ulkomaisille vierailijoille yhteistyössä muun viestintätiimin kanssa sekä valmistelee kansainvälisille kävijöille suunnattuja materiaaleja. Edistää kansainvälisten kävijöiden hankkimista tapahtumalle.

Tilat ja tekniikka

Tilat ja tekniikka- eli infratiimissä huolehditaan tapahtuman infrasta, koordinoidaan tilankäyttöä sekä hoidetaan tapahtuman esitystekniikan asennus ja käyttö tapahtuman aikana. Tiimi selvittää muun conitean tekniikka- logistiikka- ja tilankäyttötarpeet, koordinoi ulkoisten tahojen kanssa tekniikka- ja kalustetilauksia sekä hoitaa tapahtuman pystyttämisen ja purkamisen.

  • Tilavastaava vastaa tilat ja tekniikkatiimin toiminnasta sekä koordinoi Ropeconin tilankäyttöä. Tilavastaavalta odotetaan läheistä kommunikointia tiloja käyttävien coniittien kanssa sekä yhteydenpitoa tapahtumapaikan kanssa tiloja koskevissa kysymyksissä.
  • Logistiikka – Logistiikka huolehtii tapahtuman aikana tarvittavasta välineistöstä, tarvikkeista sekä tapahtuman logistisen puolen koordinoinnista aina Ropeconin tarvikevarastosta kuljetuksiin asti.
  • Kasaus ja purku – Kasaus ja purku huolehtii hallipuolen kalusteiden sekä irtaimiston rakentamisesta tapahtumaa ennen sekä kalusteiden purkamisesta tapahtuman jälkeen.
  • Esitystekniikka – Tekniikkaconiitti huolehtii ääni-, valo- ja videotekniikasta, jota käytetään useissa eri ohjelmissa kautta tapahtuman. Koordinoi tekniikkahankintoja sekä tekniikan pystyttämistä ja käyttöä.
  • IT – IT huolehtii tietotekniikkapalveluiden tarjoamisesta osa-alueille, työpisteille ja ohjelmalle, sekä IT-tekniikkaa käyttävien avustamisesta tapahtuman aikana.
  • Streamaus – streamauksessa koordinoidaan ohjelman streamauksen tapahtuman aikana sekä vastaa streamauksessa tarvittavasta kalustosta.
  • Sähköt – sähköissä suunnitellaan etupäässä hallipuolella tarvittavat sähköjaot ja varmistaa, että hallitoiminnot saavat tarpeidensa mukaan sähköä.
  • Taltiointi – Taltiointi vastaa ohjelman tallentamisesta tapahtuman aikana, sekä sen saattamisesta julkaistavaan muotoon.
  • Kompassi – Kompassiconiitti toimii Kompassi-järjestelmän toimintojen asiantuntijana sekä avustaa Kompassia käyttäviä osa-alueita. 
  • Discord – Huolehtii Ropeconin Discord-serverin suunnittelusta ja tapahtumanaikaisesta toiminnasta. Tehtävään kuuluu Discordin kanavarakenne, käytännöt sekä moderoinnin koordinointi tapahtuman aikana.

Vapaaehtoiset

Vapaaehtoistiimi vastaa kokonaisuutena tapahtumaa järjestävien vapaaehtoisten rekrytoinnista, kouluttamisesta, varustamisesta ja kiittämisestä. Vapaaehtoistiimi ohjeistaa muuta coniteaa vapaaehtoisten käyttämisestä ja valvoo, että vapaaehtoisia käyttävät osa-alueet suoriutuvat vapaaehtoisia koskevista velvoitteistaan.

  • Vapaaehtoisvastaava paitsi vetää conitean vapaaehtoistiimiä, myös vastaa vapaaehtoisten rekrytoinnista, organisoinnista ja eduista. Vapaaehtoisvastaava myös toimii “lajitteluhattuna” eli jakaa vapaaehtoisiksi hakeneet eri osa-alueille toiveiden, kokemuksen ja osaamisen perusteella.
  • Badgeconiitti vastaa vapaaehtoisten tarpeiden, kuten badgejen (kaulapassien) ja vapaaehtoispaitojen, suunnittelusta, hankinnasta ja jakamisesta niitä tarvitseville, sekä yllättävien badgetarpeiden täyttämisestä tapahtuman aikana.
  • Takahuoneconiitti vastaa siitä, että tapahtuman vapaaehtoisilla on turvapaikka, josta saa pientä purtavaa ja juttuseuraa. Takahuoneconiitti onkin Ropeconin oman catering-tiimin vetäjä.
  • Kaatoconiitin tehtävä on organisoida kaato eli kiitostilaisuus kaikille Ropeconin vapaaehtoisille. Hommassa pääseekin suunnittelemaan niin ruokalistaa, ostoslistaa kuin myös aikataulua ja ohjelmaa.
  • HR-coniitin tehtävänä on kehittää koko conitean ja kaikkien vapaaehtoisten hyvinvointia ja tehdä aiheeseen liittyviä aloitteita. Lisäksi HR-coniitti koordinoi häirinnänvastaista työtä ja häirintäyhdyshenkilöitä. Tarkempi toimenkuva kuitenkin muodostuu vuoden varrella, koska kyseessä on uusi rooli.

Kävijäpalvelut 

Kävijäpalvelutiimi vastaa kävijöiden hyvinvoinnista ja tapahtumanaikaisista kävijäpalveluista, kuten infosta, narikasta ja majoituksesta. 

  • Kävijähuoltovastaava vetää kävijäpalveluista vastaavaa tiimiä. Lisäksi hän vastaa itse coniittina Ropeconin tuttujen kävijäpalveluiden, kuten majoituksen ja lastenhuoneen, organisoinnista.
  • Tuutoriconiitin tehtävänä on huolehtia conituutoreiden työvuorotuksesta ja toiminnasta. 
  • Esteettömyysconiitti on poikkitiimillinen toimija, jonka tehtävänä on tarkkailla esteettömyyden toteutumista läpi tapahtuman ja sen suunnittelun, sekä tehdä ehdotuksia esteettömyystoimista.
  • Infoconiitti vastaa sananmukaisesti infopisteen työvuorotuksesta ja toiminnasta. Infoconiitilla on myös suurehko rooli Infowikin, kaiken olennaisen (ja epäolennaisen) tiedon sisältävän tietopankin päivittämisestä uudelle vuodelle.
  • Narikkaconiitti vastaa tapahtuman narikoista ja narikan vapaaehtoisten työvuorotuksesta.
  • Turvallisuusconiitti vastaa tapahtuman turvallisuudesta kokonaisuutena aina turvallisuussuunnittelusta ja tarvittavien lupien hankkimisesta järjestyksenvalvojien ohjeistamiseen ja työvuorotuksen suunnitteluun.

 

Täytä hakulomake viimeistään 31.10. TÄÄLLÄ. Jos sinulla on kysymyksiä, voit myös olla pääjärjestäjiin yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen pj-2023@ropecon.fi.