Ihmiset ohjelman takana
“Miksei Ropeconissa ole luentoa roolipelien kuvittamisesta?”
“Onko ensi Ropeconissa bofferityöpajaa?”
Vastaavia kysymyksiä kuulee aina aika ajoin, erityisesti kun seuraavan Ropeconin päivämäärät varmistuvat. Ropeconia valmisteleva tuotantotiimi eli conitea ei kuitenkaan itse järjestä niitä satoja tunteja ohjelmaa, mitä Ropeconissa on, vaan sen tekevät aina vapaaehtoiset ohjelmanjärjestäjät. Tässä jutussa ohjelmaconiitti Heidi Säynevirta kertoo miten Ropeconin ohjelmisto muodostuu ja ketkä sen takana oikeastaan ovat.
Ropeconin tuotantotiimi eli Conitea valitaan vuosi ennen tapahtumaa, yleensä edellisen Ropeconin jälkeen heti alkusyksystä. Pääjärjestäjät valitsevat saapuneista hakemuksista parhaan mahdollisen tekijän tai tekijät jokaiselle Ropeconin eri vastuualueelle. Jos jollekin vastuualueelle ei löydy tekijää, avataan tehtäväkohtainen haku uudelleen, kysellään edellisvuosien vastuuhenkilöiltä, kiinnostaisiko heitä jatkaa edelleen, tai olisiko heillä suosituksia uusiksi tekijöiksi. Ohjelmasta kokonaisuutena vastaa niin kutsuttu ohjelmatiimi, jonka vastuulla ovat puheohjelma, työpajat sekä muut isommat ohjelmakokonaisuudet bofferiturnajaisista pukunäytökseen.
Peliohjelman puolella on joukko vastuuhenkilöitä pelaamisen useille eri osa-alueille, mm. figupeleille, larpeille ja pöytäroolipeleille. Pelitiskin vastaavat huolehtivat mm. lautapeli- ja korttipeliturnauksista. Coniteavirkojen sisältö saattaa muuttua vähän vuodesta toiseen sekä pääjärjestäjien vision mukaan, että sen mukaan, mistä kukin tapahtumaa tekemään hakeva on kiinnostunut. Itse vastaan tänä vuonna puheohjelmasta ja työpajoista, en kuitenkaan yksin vaan osana tiimiä.
Ohjelma rakentuu lukuisista osa-alueista
Kun Conitea on valittu, alkavat ohjelman vastuuconiitit etsimään eri osa-alueista vastaavia henkilöitä, jotka lopulta muodostavat yhdessä vastuuconiittien kanssa varsinaisen ohjelmatiimin. Bofferiturnajaiset, tanssiharjoitukset ja tanssiaiset, pukunäytös jne. saavat kukin oman vastuuhenkilönsä. Näihin osa-alueisiin tulee välillä hakemuksia suoraan Conitea-haun yhteydessä pääjärjestäjille, ja mikäli ei, osa-aluevastaavia saatetaan kysellään avoimesti esimerkiksi Ropeconin blogissa. Tarvittaessa kysytään myös suoraan aiempien vuosien vastaavia, välillä omia tuttuja ja niin edelleen.
Käytännössä joka vuosi coniiteilla on vapaat kädet muodostaa tiimi parhaaksi katsomallaan tavalla. Osa-aluevastaavat pyritään kuitenkin ehdottomasti löytämään, ja heillä taas on vuorostaan vapaat kädet hankkia oman vastuualueensa ohjelmanjärjestäjät ja sopia tarkemmin ohjelmansa sisällöstä. Ohjelmatiimi ei puutu yksityiskohtiin, vaan vastaava saa itse päättää, mitä tansseja tanssiharjoituksissa esimerkiksi tanssitaan tai monestako voitosta bofferifinaali ratkeaa.
Myös peliohjelman puolella on erillisiä osa-aluevastaavia, vaikkei toki yhtä paljon kuin itse ohjelmassa. Esimerkiksi jos figuvastaava keskittyy turnausten ja maalauskilpailun organisoimiseen ja aikatauluttamiseen, voi hän hankkia läpi conin toiminnassa olevalle figumaalaustyöpisteelle erillisen vastuuhenkilön, jonka tehtävänä on huolehtia pisteen työntekijät, näille työvuorot, sekä varmistaa käytännön homman toimiminen tapahtuman aikana. Luonnollisestikaan omaa työtaakkaansa ei loputtomiin voi helpottaa jakamalla kaikkia omia töitään muille vastuuhenkilöille, mutta järkeviä kokonaisuuksia työstä joillain osa-alueilla voi ja kannattaakin irrottaa, kunhan coniitilla pysyy kuitenkin langat käsissä ja tieto siitä, kuka tekee mitäkin, sekä kommunikoi riittävän hyvin esimerkiksi deadlineista.
Ohjelmaa Ropeconiin?
Osa-aluevastaavat koordinoivat omat kokonaisuutensa, mutta suurimman osan Ropeconin ohjelmasta järjestävät vapaaehtoiset, jotka tarjoavat ohjelmaa Ropeconin ohjelmahaun kautta. Tätä kautta voi tarjota niin larppia, luentoa kuin Magic: the Gathering -turnaustakin, ja jokaisen ohjelmaosa-alueen vastuuhenkilöt sitten valitsevat ohjelmista ne, jotka tapahtumaan otetaan. Valintaprosessissa huomioidaan ohjelman sopivuus tapahtumaan ja se ettei kokonaisuus sisällä liikaa samankaltaista ohjelmaa (esimerkiksi jos useampi järjestäjä tarjoaa identtistä keräilykorttipeliturnausta, ei liene järkeä järjestää näitä kaikkia). Sen lisäksi on huomioitava, että ohjelma mahtuu tapahtumaan.
Ohjelmaa valittaessa pyritään ennen kaikkea palvelemaan yleisöä mahdollisimman laajasti. Kysyntää on sekä kokeneen pitkän linjan harrastajan järjestämälle ohjelmalle, jossa hän luotaa kertyneitä kokemuksiaan jostain aiheesta, kuin vaikkapa ensikertalaisen puheelle häntä itseään kiinnostavasta aiheesta. Ylipäätään Ropeconissa ohjelmanjärjestämistä ei tule pelätä – pääsääntöisesti Ropeconin yleisö on kannustavaa, innostunutta ja jakaa saman harrastustaustan ja intohimon kuin ohjelmanjärjestäjäkin. Erityisesti teeman mukaiselle ohjelmalle on kysyntää.
Ohjelmaa voi tarjota itse, ja suurin osa tapahtumaan tulevasta ohjelmasta onkin ohjelmanjärjestäjien itse tarjoamaa. Sen lisäksi Conitea organisoi ja pyytää ohjelmaa myös erikseen. Esimerkiksi tänä vuonna teeman mukaista ohjelmaa on pyydetty henkilöiltä, joilla tiedetään olevan harrastuneisuuden tai ammatin takia erityistä tietämystä aiheesta. Myös erilaisille kohderyhmille, kuten perheille suunnattua ohjelmaa yleensä pyydetään erikseen. Paneeleja ajankohtaisista harrastukseen liittyvistä aiheista saatetaan järjestää esimerkiksi niin, että ohjelmatiimi ideoi paneelien aiheet, sekä pyytää näihin panelistit ja paneelin vetäjän. Silti niin teeman mukaista, perheille suunnattua, kuin paneeliohjelmaakin saa ja on jopa toivottavaa tarjota myös avoimessa ohjelmahaussa.
Vaikka paras mahdollinen ohjelmakattaus pyritään järjestämään tapahtumaan myös ohjelmaa erikseen pyytämällä, se ei millään tavoin aseta ohjelmanjärjestäjiä eriarvoiseen asemaan. Sekä tarjottu että pyydetty ohjelma ovat kuitenkin samanarvoisia ja molempien kohdalla noudatetaan Conitean kanssa yhteisesti sovittuja linjoja.
Mitä ohjelmaconiitit sitten tekevät, jolleivät itse järjestä ohjelmaa?
No, he keräävät ja aikatauluttavat ohjelman, kommunikoivat ohjelmanjärjestäjien kanssa, sekä järjestävät yhdessä niin kutsuttujen infraconiittien (kuten logistiikka- ja tekniikkavastaavien) kanssa ohjelmanjärjestäjille näiden pyytämät tarpeet aina vesipullosta ämpärilliseen käpyjä, tai äänentoistosta viiteen kilometriin lippusiimaa. Ohjelmaa tapahtumassa on kuitenkin satojen tuntien edestä ja siinä itsessään jo riittää työtä. Onneksi kuitenkin harrastajien joukosta löytyy hyvin vapaaehtoisia järjestämään ohjelmaa.
Eikö Ropeconissa sitten ole juuri sinua kiinnostavaa ohjelmaa? Paras tapa saada sellaista on järjestää sitä itse. Toiseksi paras idea on kertoa siitä, millaista ohjelmaa tapahtumassa haluaisi nähdä, jolloin joku saattaisi innostua ehdotuksesta ja tarjota Ropeconiin juuri sellaista ohjelmaa, johon sinä haluaisit osallistua. Ehdotuksia voi toki esittää monen eri kanavan kautta, mutta tämä kirjoitus jaetaan paitsi Ropeconin Facebook-sivulle, myös Suomi Larp- ja Roolipelaajien Suomi -Facebook-ryhmiin. Jos sinulla on ideoita, millaista ohjelmaa haluaisit nähdä Ropeconissa, käy ihmeessä kertomassa siellä. Kaikkea emme voi luvata toteuttaa, mutta omista ohjelmatoiveista ääneen sanomalla on perinteisesti saatu muita innostumaan järjestämään ohjelmaa! Ropecon on pelaajilta pelaajille, tule siis mukaan tekemään tapahtuman ohjelmaa!
Ohjelmaa tapahtumaan voit tarjota Ropeconin nettisivuilta löytyvän lomakkeen kautta: https://2019.ropecon.fi/vapaaehtoisille/ohjelmahaku/